Comment sont rangés les archives ?

Comment sont rangés les archives ?

Dans une entreprise ou une maison, la gestion des archives fait partie des tâches les plus délicates. En effet, certains documents peuvent s’avérer très utiles sur le long terme. C’est l’une des raisons pour lesquelles il convient de les conserver en lieu sûr. Comment sont rangées les archives ? Focus !

Par ordre alphabétique

Les archives peuvent être rangées par ordre alphabétique. Dans le cadre de cette technique, il suffit de se référer à la suite logique des lettres de l’alphabet. Ensuite, vous pouvez créer différentes rubriques comme présenté sur agenc-mag.com .

Si les archives concernent des noms de personnes, les documents peuvent être répertoriés en considérant le patronyme. Les prénoms quant à eux seront juste inscrits entre parenthèses devant les noms de famille. Pour un rangement optimal, il est primordial de réaliser au préalable un travail d’indexation.

Par ordre numérique

C’est aussi une bonne solution pour classer vos archives : l’ordre numérique. Ici, il suffit d’attribuer à chaque dossier un nombre ou un numéro tout en tenant compte de leur ordre chronologique d’arrivée. Autrement, il faut procéder par ordre croissant. Pour plus d’efficacité, il est judicieux d’ajouter un libellé à chaque élément classé. Cela permet de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.

Par ordre thématique

Vous pouvez aussi ranger vos archives par thème. Pour la circonstance, il faut classer les dossiers en tenant compte de leurs centres d’intérêt et le sujet qu’ils abordent. Ce procédé s’avère encore plus pratique. En cas d’urgence, il permet en effet de retrouver rapidement un document.

Par exemple, vous pouvez ranger ensemble d’une part les documents bancaires et d’autre part les documents comptables. Pour retrouver facilement un dossier, il vous suffira donc de vous rendre dans le compartiment auquel il appartient.

Par ordre de catégorie

Pour finir, vous pouvez ranger vos archives par ordre de catégorie. Ici, il faut répartir les dossiers en fonction de leur nature. Par exemple, les papiers d’identité et les documents personnels devront être classés dans la catégorie de dossiers personnels.

Pour les papiers qui régissent le fonctionnement d’une société, vous pouvez les ranger dans la catégorie des documents d’entreprise. L’avantage avec un tel classement est que vous n’aurez plus à consacrer du temps à faire des fouilles interminables.

Vous pouvez aussi demeurer dans cette même logique et ranger vos archives en fonction de la région. Cette option vous permettra par exemple de bien gérer les archives d’une administration publique.

En définitive, les archives peuvent être rangées par ordre alphabétique, par ordre numérique, par ordre thématique et par ordre de catégorie.